個人情報取扱規程

さいたま市ＰＴＡ協議会個人情報取扱規程

（目的）
第１条　この規程は、さいたま市ＰＴＡ協議会（以下、「本会」という。）会則第５条第２項に基づき、本会が保有する会員の個人情報の適正な取り扱いと、活動の円滑な運営を図るとともに、個人の権利・利益を保護することを目的に、名簿の作成・管理及びその他の個人情報の取り扱いについて定める。
（責務）
第２条　本会は、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、あらゆる場面において個人情報の保護に努めるものとする。
（管理者）
第３条　本会の個人情報の管理者（以下、「管理者」という。）は、本会副会長とし、本会会長がこれを任命する。
（取扱者）
第４条　本会の個人情報の取扱者（以下、「取扱者」という。）は、本会事務局職員とする。
（秘密保持義務）
第５条　管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用することはできない。その職を退いた後も同様とする。
（収集方法）
第６条　本会は個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示するものとする。
- ２　要配慮個人情報などを収集する場合はあらかじめ本人の同意を得るものとする。
（利用）
第７条　取得した個人情報は、次の目的で利用する。
- （１）会員名簿、緊急連絡簿、役員名簿等の作成・運用
- （２）事業の参加者名簿作成・運用、その他の文書の配布
（周知）
第８条　個人情報取扱いについては、総会資料や広報紙等適切な方法により会員に周知する。
（利用目的による制限）
第９条　管理者・取扱者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、第８条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
（管理）
第１０条　個人情報は、管理者・取扱者が保管するものとし、適正に管理する。
- ２　不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
（保管および持出し等）
第１１条　個人情報を取り扱う電子機器等についてはセキュリティ管理を厳密に実施し、持出しについては、電子メールでの送信の際の暗号化、デバイス本体又はファイルのパスワード設定等の管理を適切に行うものとする。
- ２　紙媒体に記載されたものは鍵のかかる場所で保管し、管理者・取扱者以外の者の目に触れる場所に放置しない等、管理を適切に行うものとする。
（第三者提供の制限）
第１２条　個人情報は次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
- （１）法令に基づく場合
- （２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
- （３）公衆衛生の向上又は児童生徒の健全育成の推進に必要がある場合
- （４）国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
- ２　次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については第三者に該当しないものとする。
- （１）ＰＴＡが利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
- （２）個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合で、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
- ３　ＰＴＡは、前項第２号に規定する、利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第１３条　個人情報を第三者（第１２条第１項（１）から（４）の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）に提供したときは、次に掲げる事項について記録を作成し、保存する。
- （１）第三者の氏名
- （２）提供する対象者の氏名
- （３）提供する情報の項目
- （４）提供する対象者の同意に関する事項
（第三者提供を受ける際の確認等）
第１４条　第三者（第１２条第１項（１）から（４）の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の事項について記録を作成し、保存する。
- （１）第三者の氏名
- （２）第三者が個人情報を取得した経緯
- （３）提供を受ける対象者の氏名
- （４）提供を受ける情報の項目
- （５）対象者の同意に関する事項（事業者でない個人から提供を受ける場合を除く）
（情報開示等）
第１５条　本会は、会員本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じるものとする。
（漏洩時等の対応）
第１６条　個人情報を漏洩等（紛失含む）した恐れがあることを把握した場合は、直ちに管理者である副会長及び会長に報告し、必要な対策を遅滞なく講じるものとする。
（研修）
第１７条　本会は、会員に対して、定期的に個人情報の取扱に関する留意事項について研修を実施するものとする。
（苦情の処理）
第１８条　本会は、個人情報の取扱に関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

附則

１　本規程は、平成３０年６月１６日より施行する。
２　本規程は、令和６年３月２７日から一部改正施行する。